Les 10 bonnes pratiques de l'auditeur
Chaque auditeur MASE a sa propre pratique d'audit et je ne pense pas que l'une soit meilleure que l'autre par principe. Voici toutefois ce que je me dis à moi-même pour réussir mes audits.
- 1
Prépare ton audit
Les documents envoyés par l'entreprise doivent être lus et annotés avant l'audit. L'audit est suffisamment dense pour ne pas avoir à tout découvrir le jour J.
- 2
Ne cherche pas des écarts à tout prix
Il est plus productif de chercher à comprendre, d'approfondir lorsque nécessaire et de demander des preuves que de vouloir placer à tout prix un écart pour donner l'impression d'avoir fait son travail. Sois plus satisfait lorsque quelque chose fonctionne bien que lorsque tu « trouves » un écart.
- 3
Écoute pour comprendre
Après avoir posé une question, tu ne dois pas préparer ta question suivante sans avoir réellement écouté la réponse de l'audité. L'audit n'est pas un simple jeu de questions-réponses. Il s'agit, sur un thème donné, de comprendre dans le détail le fonctionnement de l'entreprise. Il y a un maître mot : comprendre, comprendre, comprendre. Après, tu jugeras !
- 4
Fais preuve de pédagogie
N'oublie pas que la finalité est avant tout l'amélioration. Les audités, quel que soit le résultat, doivent ressortir plus motivés qu'avant l'audit.
- 5
Dresse un bilan succinct à chaque étape
En tant qu'auditeur, tu sais où tu en es et où tu veux aller. Pour l'audité, il est rassurant à chaque point d'étape d'avoir une synthèse provisoire de ses points forts et de ses points faibles. Un peu comme les points d'arrêt du référentiel MASE 😉 Énoncer les écarts au fur et à mesure de l'audit évite les surprises et les désaccords lors de la réunion de clôture.
- 6
Maîtrise ta durée d'audit
C'est toi qui pilotes l'audit et non l'audité. Tu es garant du respect du plan d'audit. Tu dois savoir stopper les échanges lorsque nécessaire et être vigilant aux parenthèses qui peuvent semer le chaos.
- 7
Coupe court aux mauvais comportements
Auditeur, tu es seul devant le comité de pilotage MASE. Si le climat de l'audit ne t'a pas permis de le faire correctement, tu en seras seul responsable. Ne laisse pas ton audit dériver et recadre au plus tôt avant qu'il ne soit trop tard.
- 8
Limite le stress des audités
Tout le monde ne réagit pas de manière identique lors d'un audit. Certains le vivent bien, d'autres perdent une partie de leurs moyens. L'idée est d'obtenir le meilleur de chaque personne auditée. Lorsqu'une personne apparaît stressée, n'aborde les sujets MASE qu'après avoir échangé sur des thèmes plus génériques : « Expliquez-moi votre métier au quotidien », « Sur quoi travaillez-vous aujourd'hui ? », « Dans quelle entreprise étiez-vous avant ? »…
- 9
Mets en avant les points forts
En réunion de clôture, il est important de mettre en avant les points forts de l'entreprise, même si beaucoup d'écarts peuvent exister. Laisser penser qu'il n'y a que des problèmes démobilise plus que l'inverse.
- 10
Rédige ton rapport pour l'audité
Tu fais une présentation PPT spécifique pour les membres du Comité MASE qui te permet d'expliquer le contenu de ton rapport et les constats. Rappelle-toi toutefois que l'entreprise auditée aura à utiliser ton rapport pour traiter tes remarques. Celles-ci doivent donc être clairement énoncées et parfaitement explicites, même hors contexte. Pense aussi à l'auditeur qui te succédera lors du prochain audit : il devra lever tes écarts. Faut-il qu'il les comprenne 😉
Un accompagnement MASE sur mesure
Richard TILLAUT est auditeur agréé MASE depuis 2004 et intervient pour les audits de certification en sous-traitance de l'APAVE et de SOCOTEC.